Checkliste: Hausbesuche vor der Hebammenabrechnung prüfen
Diese Checkliste dient der Prüfung abgeschlossener Besuchseinträge vor der Abrechnung. Jeder Punkt nennt den Grund, weshalb die Angabe für Patientenakte oder Vergütung benötigt wird.
Diese Checkliste ist für abgeschlossene Hausbesuche bestimmt, bevor Leistungen in die Abrechnung übernommen oder zur Abrechnung freigegeben werden. Sie ersetzt weder die fachliche Dokumentation während der Betreuung noch die Prüfung der jeweils maßgeblichen Vergütungsvereinbarung. Ihr Zweck ist enger: Sie macht fehlende Angaben sichtbar, solange der Besuch noch sicher rekonstruierbar ist.
Prüfen Sie einen Eintrag möglichst am selben Arbeitstag und nicht erst gesammelt am Monatsende. Gerade bei vielen Fahrten, mehreren betreuten Personen und abendlicher Nachdokumentation gehen sonst Zuordnungen, Zeitbezüge und Besonderheiten verloren. Die rechtlichen Grundlagen der Aktenführung sind im Beitrag zur Patientenakte in der Freiberuflichkeit ausführlicher eingeordnet. Hinweise der Autorin dieses Fachbeitrags ersetzen im Einzelfall keine Prüfung der geltenden Vertragsunterlagen.
Ist die betreute Person eindeutig zugeordnet?
Prüfen Sie, ob Name, Geburtsdatum und Versicherungsdaten der betreuten Person im Besuchseintrag vollständig und widerspruchsfrei erfasst sind. Der Eintrag in der Patientenakte und der spätere Abrechnungsdatensatz müssen derselben Versicherten zugeordnet werden können. Bei Namensgleichheit oder einer Änderung von Name, Krankenkasse oder Versicherungsstatus genügt ein bloßes Wiedererkennen aus dem Gedächtnis nicht.
Abgleich vor der Übernahme
Vergleichen Sie die Angaben mit den Stammdaten, die für die Abrechnung verwendet werden. Weichen Daten ab, klären Sie zuerst, ob ein Schreibfehler, eine überholte Angabe oder eine Verwechslung vorliegt. Eine Korrektur der Stammdaten löst nicht automatisch eine Korrektur des bereits geführten Besuchseintrags aus, beide Vorgänge sind nachvollziehbar zu behandeln.
- Vollständiger Name der betreuten Person
- Geburtsdatum als zusätzliches Zuordnungsmerkmal
- Aktuelle Versicherungsdaten für den Abrechnungsdatensatz
- Eindeutige Zuordnung des Besuchs zur richtigen Akte
Bei privat Versicherten oder Selbstzahlerinnen gelten für Rechnung und Kostenerstattung andere Rahmenbedingungen als in der gesetzlichen Krankenversicherung. Die eindeutige Personenidentifikation bleibt jedoch unabhängig vom Kostenträger erforderlich.
Ist der Behandlungstag vollständig eingetragen?
Maßgeblich ist das tatsächliche Datum, an dem die Hebammenhilfe erbracht wurde. Tragen Sie nicht das Datum der späteren Übertragung, der Rechnungserstellung oder der Erinnerung ein. Das Leistungsdatum entscheidet mit darüber, welche Regelung der zum Behandlungszeitpunkt geltenden Vergütungsvereinbarung für Hebammenhilfe nach Paragraf 134a Fünftes Buch Sozialgesetzbuch anzuwenden ist.
Prüfen Sie außerdem, ob der Tag bei einer Dokumentation über Mitternacht zweifelsfrei erkennbar bleibt. Wenn Beginn oder Ende eines Kontakts für die betreffende Leistungsposition relevant sind, müssen diese Angaben zur tatsächlichen Leistung passen. Eine reine Kalendernotiz ohne Bezug zum konkreten Besuch reicht für die Abrechnungsprüfung nicht aus.
Leistungsdatum und Erfassungsdatum trennen
Das Datum der Leistung und der Zeitpunkt der Dokumentation sind unterschiedliche Angaben. Eine nachträglich erfasste Dokumentation kann richtig sein, wenn sie als solche behandelt wird. Sie darf aber nicht den Eindruck erwecken, sie sei am Behandlungstag selbst erstellt worden, wenn dies nicht zutrifft.
Enthält die Patientenakte Befund und Maßnahme?
Nach Paragraf 630f Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch sind in der Patientenakte die aus fachlicher Sicht für die gegenwärtige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse aufzuzeichnen. Prüfen Sie daher nicht nur, ob ein Besuch stattgefunden hat. Prüfen Sie, ob der Eintrag den konkreten Behandlungsverlauf erkennen lässt.
Dokumentieren Sie den wesentlichen Befund, die daraus folgende Maßnahme, Beratung oder Beobachtung sowie das Ergebnis oder die vereinbarte weitere Vorgehensweise. Was im Einzelfall wesentlich ist, richtet sich nach Betreuungssituation und fachlichem Anlass. Eine allgemeine Formulierung wie „alles in Ordnung“ kann einen erforderlichen Befund und die getroffene Maßnahme nicht ersetzen.
Prüffrage für den Eintrag
Lesen Sie den Eintrag so, als hätte eine andere fachkundige Person die Betreuung später fortzuführen. Kann diese Person erkennen, was Anlass des Kontakts war, was festgestellt wurde, was Sie getan oder erläutert haben und was als Nächstes vorgesehen war? Wenn eine dieser Fragen offenbleibt, ergänzen Sie den Sachverhalt ordnungsgemäß als Berichtigung oder Nachtrag.
Eine praktische Ergänzung bietet der Beitrag Leistungsnachweis nach dem Hausbesuch korrekt erstellen. Für die Abrechnung bleibt entscheidend, dass der Leistungsnachweis nicht an die Stelle der fachlichen Patientenakte tritt.
Ist die Dokumentation zeitnah und lesbar?
Paragraf 630f Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch verlangt, die Patientenakte unmittelbar in zeitlichem Zusammenhang mit der Behandlung zu führen. Prüfen Sie vor der Freigabe, ob der Eintrag zeitnah erstellt wurde und ob sein Inhalt lesbar ist. Das betrifft handschriftliche Unterlagen ebenso wie digitale Einträge.
Zeitnah bedeutet nicht, dass jede Betreuungssituation ohne Ausnahme sofort abgeschlossen dokumentiert werden muss. Der gesetzliche Maßstab verlangt aber einen unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang. Je länger die Rekonstruktion aus dem Gedächtnis dauert, desto größer wird das Risiko, Befunde, Maßnahmen, Uhrzeiten oder Personen falsch zuzuordnen.
Lesbarkeit ist kein Nebenpunkt
Bei Papierdokumentation müssen Datum, Angaben und nachträgliche Ergänzungen entzifferbar sein. Verwenden Sie eindeutige Abkürzungen oder erläutern Sie betriebsintern genutzte Kürzel so, dass der Inhalt nachvollziehbar bleibt. In digitalen Systemen ist zusätzlich zu prüfen, ob der gespeicherte Eintrag vollständig angezeigt wird und der Besuch nicht versehentlich als Entwurf offensteht.
Ist die Leistungsposition zum Besuch passend?
Ordnen Sie den dokumentierten Besuch der Leistung zu, deren Voraussetzungen nach der Vergütungsvereinbarung für Hebammenhilfe gemäß Paragraf 134a Fünftes Buch Sozialgesetzbuch erfüllt sind. Ausgangspunkt ist nicht der Wunsch nach einer bestimmten Abrechnungsposition, sondern der tatsächlich dokumentierte Leistungsinhalt. Entscheidend sind jeweils die Voraussetzungen der einzelnen Position, einschließlich möglicher zeitlicher, betreuungsbezogener oder anderer Begrenzungen.
Prüfen Sie die aktuell für den Behandlungstag geltende Fassung der Vereinbarung und ihrer Anlagen. Vertragsregelungen können sich ändern. Auch Vorgaben der Vertragspartner zur Abrechnung, technische Übermittlungsanforderungen und Besonderheiten des Kostenträgers können zu beachten sein.
| Prüfung | Unterlage oder Angabe | Zweck |
|---|---|---|
| Leistungsinhalt | Befund, Maßnahme, Beratung, Ergebnis | Abgleich mit den Voraussetzungen der Position |
| Behandlungstag | Tatsächliches Leistungsdatum | Anwendung der zutreffenden Vertragsfassung |
| Besuchsbezug | Betreute Person und konkreter Termin | Vermeidung einer unzutreffenden Zuordnung |
Wenn die Dokumentation die Voraussetzung nicht trägt, ist nicht die Position anzupassen, bis sie passend erscheint. Zuerst ist zu klären, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde und ob die Dokumentation vollständig ist. Bleibt dies unklar, ist eine fachliche oder vertragliche Rücksprache sinnvoll.
Ist eine Wegstrecke dem konkreten Termin zugeordnet?
Prüfen Sie bei jedem angesetzten Weg, ob Strecke und Besuchsbezug dokumentiert sind. Die Wegeangabe muss erkennen lassen, zu welchem konkreten Termin und zu welcher betreuten Person sie gehört. Eine nachträglich geführte Tagesliste mit gefahrenen Kilometern kann ohne diese Zuordnung später oft nicht plausibel geprüft werden.
Halten Sie die für die Abrechnung erforderliche Wegangabe nach der maßgeblichen Vereinbarung fest. Ob eine Entfernung, eine Wegstrecke, ein Zuschlag oder eine andere Berechnungsgrundlage relevant ist, richtet sich nach der geltenden Vertragsregelung und kann vom Einzelfall abhängen. Pauschale Übernahmen aus einer Routenplanung ohne Abgleich mit dem tatsächlichen Besuch sind fehleranfällig.
Konkreter Prüfablauf
- Öffnen Sie den einzelnen Besuchseintrag.
- Prüfen Sie, ob Ziel und betreute Person eindeutig feststehen.
- Ordnen Sie die Wegangabe genau diesem Termin zu.
- Vergleichen Sie die Angabe mit der für diesen Behandlungstag geltenden Abrechnungsregel.
Mehrere Besuche auf einer Fahrt erfordern eine besonders sorgfältige Zuordnung. Wie Wege bei verbundenen Fahrten oder besonderen örtlichen Konstellationen abzurechnen sind, ergibt sich nicht aus einer allgemeinen Checkliste, sondern aus der einschlägigen Vergütungsregelung und dem konkreten Sachverhalt.
Liegt für Rufbereitschaft ein eigener Nachweis vor?
Prüfen Sie bei Rufbereitschaft, ob ein eigener Nachweis vorhanden ist. Er sollte den vereinbarten Zeitraum und die Zuordnung zur betreuten Person erkennen lassen. Rufbereitschaft ergibt sich nicht allein daraus, dass innerhalb eines Zeitraums ein Hausbesuch stattgefunden hat.
Der Nachweis muss von der Dokumentation eines einzelnen Kontakts unterscheidbar sein. Je nach geltender Vereinbarung können weitere Voraussetzungen, Erklärungen oder Abrechnungsangaben maßgeblich sein. Prüfen Sie deshalb die einschlägigen Vertragsunterlagen in der für den jeweiligen Zeitraum gültigen Fassung.
Bewahren Sie die Unterlage so auf, dass sie bei einer späteren Rückfrage mit dem Abrechnungsfall verbunden werden kann. Das gilt auch dann, wenn eine Vereinbarung, Einwilligung oder Bestätigung getrennt von der laufenden Patientenakte abgelegt wird. Entscheidend ist die nachvollziehbare Zuordnung, nicht die bloße Existenz eines Dokuments ohne Aktenbezug.
Sind Berichtigungen als Berichtigungen erkennbar?
Paragraf 630f Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch verlangt, dass Berichtigungen und Änderungen in Patientenakten den ursprünglichen Inhalt erkennen lassen. Außerdem muss erkennbar sein, wann sie vorgenommen worden sind. Prüfen Sie daher vor der Abrechnung, ob ein später ergänzter oder korrigierter Eintrag nicht den Eindruck eines unveränderten Ursprungseintrags vermittelt.
Eine Berichtigung sollte den Anlass und den ergänzten oder korrigierten Inhalt verständlich machen. Der ursprüngliche Inhalt darf nicht verdeckt, überschrieben oder unlesbar gemacht werden. Bei digitalen Systemen ist zu prüfen, ob die Änderungshistorie oder eine vergleichbare nachvollziehbare Kennzeichnung tatsächlich erhalten bleibt.
Keine Rekonstruktion ohne Kennzeichnung
Fehlt ein wesentlicher Punkt, darf er nicht stillschweigend in einen alten Eintrag eingearbeitet werden. Erstellen Sie stattdessen einen datierten Nachtrag oder eine Berichtigung nach den Regeln Ihres Dokumentationssystems. Der Beitrag Fristen für Patientenakte, Abrechnung und Berichtigungen behandelt die zeitlichen Anforderungen und die Dokumentationslogik vertiefend.
Ergebnis der Vorprüfung und nächster Schritt
Geben Sie einen Hausbesuch erst zur Abrechnung frei, wenn Person, Behandlungstag, fachlicher Inhalt, Zeitnähe, Leistungsposition, Wegstrecke, gegebenenfalls Rufbereitschaft und erkennbare Berichtigungen geprüft sind. Nicht jeder Besuch betrifft alle Punkte in gleicher Weise. Nicht einschlägige Punkte sollten Sie nicht künstlich dokumentieren, wohl aber bei jeder Abrechnung bewusst als nicht einschlägig beurteilen.
Wenn ein Punkt offenbleibt, klären Sie ihn anhand der zeitnahen Unterlagen und kennzeichnen Sie notwendige Nachträge korrekt. Wochenbettbuch kann dabei unterstützen, Besuche unterwegs am Handy zu erfassen, sodass Dokumentation und Abrechnung aus denselben Angaben entstehen. Eine Vorführung von Wochenbettbuch und Informationen zum frühen Zugang können Sie über das Kontaktformular anfragen.
